Оформление
Подключить почту и проверить обработку писем
Входящая почта может создавать заявки и комментарии. Исходящая — отправлять уведомления. Это отдельные подключения: успешная настройка одного направления не включает другое.
Где находится
Настройки платформы → Настройка системы → Почта. Управление доступно суперпользователю. Сначала подготовьте отдельный тестовый ящик и получателя, которым допустимо отправить тестовое письмо.
Какие протоколы действительно работают
Текущий транспорт поддерживает SMTP и POP3 с TLS или STARTTLS, если транспорт включён на сервере. В форме можно сохранить IMAP, EWS, общий ящик и OAuth2, но это не означает, что они подключены к рабочему транспорту. Проверка и включение неподдерживаемого варианта недоступны. Для входящего подключения не оставляйте IMAP только потому, что он выбран в новой форме по умолчанию.
Настроить исходящую почту
- Откройте «Параметры подключения → Исходящая почта» и нажмите «Добавить подключение».
- Укажите название, сервер и порт, выданные почтовым провайдером. Выберите TLS или STARTTLS. Проверка сертификата обязательна.
- Заполните логин и пароль, если сервер требует аутентификацию. Введите Reply-To, From и имя отправителя. Адрес From должен быть разрешён провайдером.
- Сохраните. Новое или изменённое подключение остаётся выключенным.
- Нажмите «Проверить»: проверяются соединение и вход, письмо не отправляется.
- Включите подключение. Перед выбором «Сделать по умолчанию» проверьте очередь исходящей почты: действующие правила смогут начать отправку.
- Нажмите «Тестовое письмо», укажите контролируемый адрес и подтвердите отправку одного письма.
- Проверьте входящие и спам получателя. Сообщение «SMTP-сервер принял письмо» не подтверждает доставку во входящие или прочтение.
Пароль при повторном открытии не показывается; пустое поле оставляет прежний пароль. Если защищённое хранилище недоступно, новый пароль сохранить нельзя — обратитесь к инженеру эксплуатации, не переносите секрет в название или примечание.
В блоке «Отправка писем» доступны попытки, паузы и интервалы. Сейчас очередь отправляет последовательно, не больше одного письма за интервал. Параметры транслитерации и разбиения сохраняются, но не применяются транспортом. «Восстановить системные параметры» открывает стандартные значения для подтверждения; сохранение выключает подключение.
Настроить входящий ящик
- В «Параметры подключения → Входящая почта» добавьте подключение.
- Выберите POP3, защищённое соединение, сервер, порт и учётные данные провайдера. Для POP3 поля папок не используются.
- Сохраните и нажмите «Проверить».
- Перед включением учтите: при первом включении уже лежащие в ящике письма пропускаются. Проверяйте новым письмом, отправленным после включения. После повторного включения приём продолжается с прежней точки; письма с сервера не удаляются.
- Откройте «Правила обработки» и выберите этот ящик в общем обработчике.
- Отдельно включите нужные режимы: «Ответы на письма» и/или «Новые обращения».
- Для новых обращений выберите разрешённые группы отправителей. Для пользователя NGENSIA укажите тип, соглашение и услугу; для внешнего отправителя дополнительно задайте общего контрагента.
- Нажмите «Сохранить настройки». Убедитесь, что соглашение доступно выбранному контрагенту и заполнены обязательные поля типа.
Ответ связывается с заявкой по цепочке переписки, а не просто по совпавшей теме. Неизвестный отправитель не становится автоматически сотрудником. Если настроек или прав не хватает, письмо остаётся на ручной разбор.
Расписание и разовый запуск
В блоке «Запуск обработки» задайте интервал, включите автоматический запуск и нажмите «Сохранить расписание». Интервал — от 20 секунд до 7 дней. Расписание общее для правил выбранного ящика.
«Выполнить сейчас» — реальная обработка, а не предпросмотр: возможны новые заявки, комментарии и смена статуса. Сначала сохраните изменённое расписание и убедитесь, что подключение включено. Разовый запуск не включает выключенные правила и не включает расписание. За запуск принимается до пяти новых писем и обрабатывается до пяти писем из очереди. После выключения расписания уже начатая обработка завершается.
Специальное правило
- Нажмите «Добавить правило», выберите пустое правило или готовый шаблон и «Продолжить».
- Задайте название, входящий ящик, тип, соглашение, услугу и контрагента.
- Подготовьте код обработчика. Вставка из библиотеки создаёт независимую копию, не меняет исходный скрипт.
- Нажмите «Проверить синтаксис». Это проверка языка, не прав и не успешного создания заявки.
- Выполните предварительную проверку на примере письма или сохранённом письме и прочитайте план действий. Затем сохраните правило.
- Включите сохранённую версию отдельной кнопкой и проверьте новое контролируемое письмо в журнале.
Правила проверяются сверху вниз до первого совпадения. Порядок меняется стрелками в списке. Если ни одно не подошло, работает общий обработчик. Ошибка специального правила оставляет письмо на ручной разбор, а не передаёт его общему обработчику. Сохранение новой версии выключает правило; предыдущую версию можно просмотреть, проверить и восстановить как новую.
Комментарии специального правила создаются от выбранного контрагента. Переход проверяется с правами текущего ответственного сотрудника; при назначении только команды используется ограниченный почтовый робот. Робот не подменяет сотрудника при отказе. Комментарий и переходы откатываются вместе при ошибке. Обычный ответ по заявке обрабатывается от отправителя.
Найти письмо и понять результат
| Где смотреть | Что проверять |
|---|---|
| Лог входящей почты → Входящие письма | Отправитель, тема, статус, правило, дата, ошибка и сохранённое содержимое письма |
| Лог входящей почты → Журнал обработки | События подключения и обработки; поиск, статус, даты в UTC, порядок |
| Лог исходящей почты → Исходящие письма | Получатель, тема, правило, статус, число попыток и Message-ID |
| Лог исходящей почты → Очередь | Ожидающие письма и ошибки отправки |
| Лог исходящей почты → Журнал отправки | История результата, в том числе отмены и пропуски |
При статусе «Результат неизвестен» сначала проверьте ящик получателя: сервер мог принять письмо. Повтор из карточки доступен после подтверждённой ошибки, не при неизвестном результате. Кнопка повтора обработки во входящем журнале пока недоступна — не считайте её рабочим способом переиграть письмо.
«Приостановить отправку» останавливает уведомления, но не отдельные ручные тестовые письма. «Остановить и очистить очередь» отменяет ожидающие письма и сохраняет журнал. Уже переданное SMTP письмо отозвать нельзя. Можно отменять выбранные письма; повторять выбранные — только если все они имеют статус ошибки.
Антиспам и хранение
В «Чёрный список → Заблокированные адреса» добавьте точный email без маски. Удаление адреса из списка разрешает новые письма, но не переигрывает старые. Этот список не блокирует исходящую почту.
На вкладке «Условия антиспама» отдельно включаются автоматические ответы, фразы в теме и ограничение частоты. Достаточно одного совпавшего условия. Фразы — обычный текст, не регулярные выражения. Превышение частоты блокирует, а не откладывает письмо; лимит общий для входящих ящиков. Условие автоответов не блокирует обычные автоматические уведомления только за наличие auto-generated.
Сроки хранения общие для журналов почты: Лог входящей почты → Хранение данных. Успешные события, ошибки и обработанные исходные письма имеют отдельные сроки 1–365 дней. Изменение применяется и к сохранённым данным при следующей очистке — подтвердите это только после проверки резервной копии. Необработанные исходные письма сохраняются; заявки, комментарии, перенесённые вложения и защита от дублей не удаляются этой очисткой.