Оформление
Регламентные задачи, недоступности и замещения
Это три разных инструмента. Регламентная задача создаёт задачи по расписанию. Недоступность описывает один период отсутствия сотрудника и правила передачи заявок. Регламентная недоступность создаёт такие периоды повторно. Изменение регламента не исправляет автоматически уже созданные записи.
Создать повторяющуюся задачу
Откройте Компания → Регламенты → Регламентные задачи. Для изменения нужны соответствующие служебные права; наличие списка не означает права управлять всеми регламентами.
- Нажмите «Добавить правило». Например, назовите учебный регламент «Ежемесячная проверка оборудования».
- Выберите ответственного специалиста, затем его команду. При смене специалиста список команд обновляется. Время на решение задаётся в календарных часах или днях с момента создания задачи.
- Укажите период — час, день, неделя, месяц или год — и «Повторять через». Задайте дату следующего события и часовой пояс расписания. Ввод даты использует пояс браузера, а правила повторения — выбранный пояс; это разные настройки.
- Заполните описание. Если оно пустое, в задачу подставится название регламента. Прикрепите нужные инструкции: до 10 файлов общим размером до 10 МБ; они копируются в каждую создаваемую задачу. «Убрать» снимает файл из редактируемого регламента.
- Нажмите «Сохранить». Новый регламент имеет статус «На редактировании» и ещё не запускается.
- Проверьте карточку, затем через меню статуса выберите «Активно» и подтвердите. Обязательные параметры повторно проверяются при включении.
Активное правило предлагает «Создать задачу сейчас». Это настоящая запись, не предпросмотр. Ручной запуск не сдвигает расписание. После простоя автоматически создаётся одна задача, а не все пропущенные по порядку.
В списке ищите название и фильтруйте статус; страницы и размер списка переключаются снизу. В карточке доступны «Параметры объекта», «Задачи» и «История». Отдельные кнопки «Редактировать» меняют краткие сведения, повторение или описание; верхняя — всю форму. В задачах различаются ручной и плановый запуск. История показывает значения до/после и ссылку на созданную задачу.
Чтобы остановить будущую работу, переведите регламент в «Выключен». Удаление требует подтверждения и не удаляет созданные задачи. Сообщение о последней ошибке требует проверки назначения и параметров: автоматическая повторная попытка не заменяет исправления причины.
Запланировать отсутствие специалиста
Откройте Компания → Оргструктура → Недоступности либо вкладку недоступностей карточки сотрудника. Специалисту доступны собственные записи; управлять чужими можно только с соответствующими правами. В архивной карточке доступно только чтение.
- Нажмите «Добавить недоступность» и выберите сотрудника.
- Укажите начало, окончание и причину. Даты вводятся в часовом поясе браузера; после создания сотрудника в этой записи не меняют.
- Для каждой команды выберите заместителя: другого специалиста этой команды, саму команду без персонального ответственного либо «Замещение не требуется».
- Решите, включать ли «Переназначать заявки после активации недоступности». Флажок касается уже существующих незакрытых заявок. Новые назначения перенаправляются независимо от него, кроме команд с вариантом «Замещение не требуется».
- Сохраните и проверьте параметры. «Начать сейчас» активирует отсутствие немедленно и может передать текущие заявки; это не безопасный тест.
У запланированной записи доступны редактирование и отмена. У активной — редактирование и «Завершить сейчас»; время начала и флажок передачи текущих заявок уже заблокированы. Удаление доступно только неактивной записи и требует подтверждения.
Передача не откатывается автоматически
Завершение, отмена или удаление недоступности не возвращает уже переданные заявки прежнему исполнителю. Сверьте текущие назначения перед ручным возвратом.
Проверить замещение и результат
Список недоступностей фильтруется по сотруднику, отделу, команде и статусу, где эти поля доступны. «Применить» выполняет отбор, «Сбросить» снимает его. Список отдела показывает сотрудников самого отдела, не всех подотделов. В карточке сотрудника раздел «Замещает в недоступностях» показывает, кого он замещает; из этого представления новую собственную недоступность не создают.
В карточке сравните плановые и фактические даты, «Стратегии замещения» и таблицу «Переназначение заявок». Она показывает переданные, ожидающие и неудачные записи с причиной и ссылкой на заявку. Не считайте пустую или частично успешную таблицу доказательством передачи всех заявок.
Во вкладке «История изменений» видны сохранения, начало/завершение, системная обработка и пропущенные периоды. Комментарий добавляется отдельно и не меняет стратегию. Если сотрудник включён в новую команду, проверьте появившуюся стратегию замещения, прежде чем полагаться на неё.
Повторяющаяся недоступность
В недоступностях выберите «Регламентные недоступности» → «Добавить правило». Укажите название, сотрудника, первый интервал отсутствия, причину и стратегии; затем период, кратность, следующее событие и часовой пояс. Проверьте флажок передачи текущих заявок так же, как для одиночного отсутствия.
После сохранения отдельно включите регламент через статус. Активная карточка предлагает «Создать недоступность сейчас»: после подтверждения создаётся настоящее отсутствие, начинающееся сейчас с заданной длительностью. Расписание не меняется.
Повторяется время начала, длительность сохраняется в календарных часах. После простоя полностью прошедшие периоды пропускаются; если текущий ещё не закончился, создаётся недоступность до его планового окончания. Это отличается от поведения регламентных задач.
Вкладки «Параметры объекта», «Недоступности», «История» позволяют проверить созданные записи и причины ошибок. Поиск по названию, фильтр статуса, сброс, страницы и размер списка работают отдельно от обычных недоступностей. Изменение, выключение или удаление регламента не меняет уже созданные недоступности — при необходимости откройте конкретную запись.
Если правило недоступности не сохраняется
Проверьте, что окончание позже начала, а «Следующее событие» — не позже начала первой недоступности. Период не должен быть короче самой недоступности: например, 10-дневное отсутствие нельзя повторять каждую неделю. Сотрудника существующего регламента заменить нельзя — для другого сотрудника нужен отдельный регламент. При сообщении об удалённой команде исправьте и сохраните стратегии замещения, прежде чем снова включать правило.