Оформление
Отделы и команды
Отдел описывает место сотрудника в организации. Команда объединяет исполнителей работы. Их не нужно создавать как дубликаты друг друга.
Где находится
Компания → Оргструктура → Отделы / Команды.
Просмотр организационных справочников доступен в рамках служебных прав. Создание, редактирование состава и удаление проверяются отдельно как операции администрирования пользователей.
Настроить структуру
- Создайте нужные отделы и проверьте их положение в иерархии.
- Назначьте сотрудников в отделы; внимательно проверьте основной отдел.
- Создайте команды исполнителей.
- Добавьте участников команд.
- В соглашениях и услугах выберите соответствующие команды.
- Проверьте, что персональный ответственный действительно входит в выбранную команду.
Отдел не делает всех своих сотрудников участниками каждой команды. Роль сотрудника и членство в команде также решают разные задачи.
Соглашения родительского отдела
При создании отдела может быть доступен флажок «Добавить соглашения родительского отдела». Он добавляет соглашения один раз после явного выбора. Это не постоянная синхронизация и не наследование всей цепочки предков.
Изменить состав команды
В карточке команды откройте состав и нажмите «Добавить сотрудника». Найдите человека по имени, почте, логину или отделу, раскройте отдел и выберите именно сотрудника. Уже включённые участники не предлагаются. Проверьте выбранное имя и нажмите «Добавить».
Удаление строки участника исключает его из команды, а не удаляет учётную запись. Перед исключением лидера сначала назначьте другого лидера. Вложенную команду нельзя исключить этим способом. Архивная команда доступна только для чтения; если команда сама или через вышестоящую команду выдаёт права, менять её состав может только Superuser. Обычного разрешения администрировать пользователей в этом случае недостаточно.
При конфликте состава или прав обновите карточку и проверьте, не выполнил ли действие коллега. Не повторяйте добавление вслепую.
Общие сведения и перемещение отдела
В «Общих сведениях отдела» отдельно выбираются руководитель, получаемые соглашения, роли базы знаний и доменный суффикс роутеров. Соглашения действуют для сотрудников этого отдела: они не распространяются на подотделы, личные назначения сотрудникам сохраняются.
Пустой доменный суффикс означает использование ближайшего заполненного значения выше по дереву. Это не настройка публичного домена NGENSIA и не изменение DNS. Собственный суффикс меняет ссылки роутеров с короткими именами; полные имена сохраняются.
«Переместить» переносит отдел вместе с подотделами. Выберите новый родительский отдел или «Верхний уровень», прочитайте предупреждение о наследуемом суффиксе, затем подтвердите. Перенос внутрь самого себя или своего подотдела запрещён; перенос под отдел с наследуемыми правами требует Superuser.
Архивировать или удалить отдел
Архив отдела отключает сотрудников
«Архивировать» затрагивает весь отдел и подотделы и отключает их действующих сотрудников. Это не простое скрытие пункта дерева. В окне показано число отделов и сотрудников: проверьте оба числа до подтверждения. Заявки, активы, трудозатраты и история сохраняются. Нельзя выполнить операцию, отключающую собственную учётную запись; защищённые аккаунты также могут блокировать действие.
«Удалить» — другое действие: сотрудники сохраняются в прежнем состоянии, но без членства в удалённом отделе; непосредственные подотделы перемещаются к его родителю. Ссылка на отдел в поле рабочей записи блокирует удаление: сначала исправьте её в самой записи. Система сохраняет предусмотренные права и доступ через личные назначения, а не просто стирает связи. Не используйте удаление как обход отказа архивирования. Перед организационным изменением проверьте назначения, получателей соглашений и наследуемые права.
Удаление команды
Удаление команды не должно удалять сотрудников или заявки. Однако связанные рабочие объекты могут блокировать операцию. Требующие команды регламенты приостанавливаются до исправления назначения; удалённая команда не превращается автоматически в другую.
WARNING
После организационных изменений проверьте соглашения, назначения и регламентные работы. Исторические записи сохраняются, но для новой работы нужны действующие участники.
Возможные ошибки
Невозможная пара «команда — сотрудник» обычно означает отсутствие членства или неактивную запись. При конфликте изменения обновите карточку: другой администратор мог сохранить её раньше.